Många av de upphandlingar som sker är utformade från verksamhetens nuvarande arbetssätt och system. Ta istället vara på möjligheten att förändra och utveckla verksamheten på ett sätt som håller för framtiden. 

Står du inför ett systembyte? Fastna då inte i gamla hjulspår genom att utgå från ert nuvarande arbetssätt. Ta istället vara på möjligheten att förändra och utveckla era processer. Både tekniken och världen har förändrats sedan ert förra systembyte så öppna upp ögonen och se utanför boxen. Här listar vi fem viktiga frågor att tänka på för ett schemasystem som kan följa med företagets utveckling.

Många upphandlingar som sker är utformade från verksamhetens tidigare arbetssätt och system.

Möjlighet att skala upp
Alla företag vill kunna växa. Se till att ni har ett system som är flexibelt för att enkelt kunna skala upp eller ner beroende på era behov för stunden. Samt att det erbjuds en flexibel betalningsmodell som följer er företagsutveckling. Att kunna öka och sänka antal användare och funktioner i takt med att behovet förändras kommer att ge er den trygghet som krävs för att våga växa.

Molnbaserat
Många äldre system är lokala, det innebär att de är installerade på företagets servrar och datorer. Detta gör att systemet bara kan användas eller administreras från dessa platser och uppdateringar i systemet kräver en insats. Pandemin fick många företag att förstå vikten av molnbaserade system och idag ställer många administratörer krav på att de ska kunna arbeta på distans. Läs mer om säkerheten i ett molnbaserat system här.

Kommunikationsmöjligheter
Som inköpare, IT-ansvarig och administratör är det lätt att se e-post som en snabb kommunikationskanal. Men för vikarier, sjuksköterskor och annan bemanningspersonal är mailen en sekundär kommunikationskanal som stäms av mer sällan. Se till att ditt system har stöd för kommunikation och användning via mobila enheter, som till exempel en SMS-funktion för bokning och informationsutskick.

Automatisering
Allt som går att automatisera kommer i framtiden att automatiseras. Hur många timmar läggs varje vecka på manuella och repetitiva uppgifter som skulle kunna automatiseras? Det kan handla om enkla saker som bokning av pass, export och import till lönesystem och påminna om inlämning av kompletta uppgifter. Om ditt schemasystem inte har stöd för det, går ni miste om tid som motsvarar flera arbetsdagar i månaden. Låt administratören fokusera på viktigare frågor och på det som genererar intäkter till företaget.

Integration
För att vara beredd inför framtiden så bör ni säkerställa att systemet har ett öppet API som lätt kan integreras med andra system, som HR-, rekryterings- och ekonomisystem. Med automatisk integration får ni en sömlös och säker överföring av data mellan era system och eliminerar de risker som finns vid manuell hantering, som att skriva in fel information eller missa någon överföring.

För mer information, kontakta:

Frida Lundberg
+46 730 73 88 85
frida.lundberg@swedetime.com