Academic Work verkar i en bransch med ständigt föränderlig arbetsmiljö där schemaläggning och bemanning är nyckelfaktorer. Cecilia Bloch, Staffing Service Manager på Academic Work, beskriver företaget som energifyllt och med medarbetare som känner mycket kärlek för vad de gör.
”För oss på Academic Work är varje medarbetares insats viktig för att möta kundernas behov och leverera högkvalitativa tjänster. Samtliga medarbetare strävar efter att göra sitt bästa i alla de arbetsuppgifter som man har.”
Behovet av en stabil plattform med ett effektivt och smidigt system för bemanning är naturligtvis stort för ett företag som Academic Work, vilket så småningom ledde till att SwedeTime kom in i bilden. Cecilia Bloch berättar om hur de tog de första stegen till vad som kom att bli en övergång till SwedeTimes system.
”Vi kände att det system som vi hade tidigare inte riktigt mötte våra behov. Delar av systemet ansågs vara förlegat och det fanns en känsla av att det hindrade oss från att vara så effektiva som vi ville vara,” säger Cecilia.
Kundfokuserad Implementering
Valet föll så småningom på SwedeTime, och Cecilia beskriver implementeringen av systemet som smidigt, vilket möjliggjordes genom ett nära samarbete med kontinuerlig dialog för att säkerställa att systemet fungerar optimalt för deras verksamhet.
”Vi hade en dialog med SwedeTime för att säkerställa att övergången blev så smidig som möjligt. De förstod våra behov och arbetade aktivt med oss för att anpassa systemet efter våra specifika krav.”
På frågan om hur SwedeTimes system har påverkat företagets arbete, menar Cecilia att det har förbättrat arbetsprocesser genom att möjliggöra en mer effektiv och transparent hantering av personalresurser.
”Genom SwedeTimes system har vi nu möjligheten att snabbt och enkelt få en överblick över tillgängliga resurser och behovet hos våra kunder, vilket har underlättat vår arbetsprocess och ökat vår effektivitet.”
Analytiska verktyg stärker effektiviteten
En annan funktion med SwedeTimes system som Cecilia vill lyfta fram är att kunna följa upp och analysera hur det går för deras kunder på ett noggrant och effektivt sätt. Genom att ha tillgång till omfattande statistik och rapporter kan de noggrant övervaka sina kunders behov och utmaningar över olika tidsperioder.
”Att kunna följa upp hur väl vi bemannar våra kunders pooler och hur mycket våra konsulter arbetar är avgörande för att kunna erbjuda bästa möjliga service. Genom att ha en överblick över hur många personer som finns tillgängliga och hur mycket arbete de kan ta på sig, kan vi säkerställa att vi matchar kundens behov på bästa sätt. Att kunna jämföra och analysera statistik från olika tidsperioder ger oss också värdefull insikt i trender och mönster, och möjliggör mer precisa prognoser och underlättar planering för framtida behov.”
Sömlös övergång till SwedeTimes system
Cecilia beskriver övergången och implementeringen av det nya systemet som smidig och problemfri. Hon lyfter särskilt den täta dialogen med SwedeTime som avgörande.
“Tack vare en bra dialog med SwedeTime kunde vi bevara den värdefulla statistik som fanns i föregående system och smidigt överföra våra konsulter till den nya lösningen. Genom ett API som automatiskt tar bort inaktiva konsulter från systemet, och samtidigt säkerställer att den föregående konsultens identitet förblir anonym, får vi fortsatt tillgång till viktig statistik. Samarbetet mellan våra interna system och SwedeTime har varit avgörande för att implementera detta smidigt.”
Hög delaktighet i systemets utformning
Flexibiliteten och möjligheten att detaljstyra systemets utformning har varit några av huvudanledningarna till valet av SwedeTime som leverantör.
“SwedeTime har hela tiden varit väldigt tillmötesgående och lyssnat på vad vi verkligen behöver, istället för att tillhandahålla en standardlösning med orubbliga funktioner. Vilket känns unikt i jämförelse med konkurrerande system. Vi kunde vara delaktiga i systemets utformning och tillsammans anpassa det utifrån våra behov och förutsättningar. Varje gång vi vänder oss till SwedeTime så vet vi att vi kommer få ett bra bemötande och en lösningsorienterad attityd.”
