Mitt under en pågående pandemi inledde Säffle Kommun ett omfattande projekt för att centralisera korttidsbemanningen inom bildning och social sektor. Syftet var att effektivisera och kvalitetssäkra korttidsbemanningen i hela kommunen samt att implementera ett enhetligt systemstöd.
Efter en upphandling föll valet på SwedeTime som enhetligt systemstöd för samtliga verksamheter och idag har den nya bemanningsenheten med en korttidspool på cirka 450 vikarier samverkat i cirka ett år. Vi har pratat med Pamela Dahlin, HR-chef på Säffle Kommun om hur projektet har löpt.
Hej Pamela! Kan du berätta om din roll i projektet?
— Jag är projektägare kan man nog kalla det. Jag har det övergripande ansvaret, men arbetsgruppen med gruppledaren i spetsen driver projektet framåt.
När såg ni behovet av att centralisera bemanningen?
— Vi har länge sett ett stort behov av att samla alla vikarier på ett och samma ställe. Dels för att säkerställa att vi har de vikarier vi behöver med den kompetensen som efterfrågas, dels för att vikarierna ska veta vart de ska vända sig när de vill ta anställning i Säffle kommun. Projektet drog igång runt 2020 med förstudier bland annat.
Hur fungerade det för er att byta till centraliserad bemanning?
— Det fungerade väldigt bra! Våra verksamheter var taggade på förändringen och väldigt vana i att beställa vikarier i ett tidigare system så bytet skedde väldigt smidigt.
Hur togs beslutet emot av medarbetare på de olika enheterna och av korttidspersonalen?
— Det togs emot väl, det gick ut information om olika skeenden och vi upplever att både verksamheter och medarbetare tycker att det fungerat bra i det stora hela.
Vilka skillnader upplever ni jämfört med innan centraliseringen
— Skillnaden är att det blir enklare för alla inblandade. Det blir enklare för vikarier att arbeta på fler arbetsplatser inom kommunen. Vi kan använda personalresurserna inom kommunen på ett mer effektivt vis. Bemanningsenheten har också en bra överblick över personalresurserna och kan tillgodose behovet i verksamheterna bra.
Har centraliseringen påverkat rekryterings- och bemanningsprocessen, och på vilket sätt?
— Vi har kunnat göra processen mer effektiv och har bättre möjligheter att se potentialen hos en vikarie för arbete på fler förvaltningar.
Hur har arbetsmiljön för medarbetarna/vikarierna påverkats?
— Vi upplever att det bidragit till en bättre arbetsmiljö på så vis att vikarierna kan arbeta på fler platser och därmed få möjlighet att utvecklas utan att behöva byta arbetsgivare. SwedeTime är också ett användarvänligt system och vi uppfattar det som att vikarierna tycker det är bra att få översikt över sin arbetade tid och sina framtida pass.
Hur tror du att Säffle kommun uppfattas som arbetsgivare?
— Vårt intryck är att man uppfattar kommunen som en bra arbetsgivare. Det är fördelaktigt som vikarie att kunna arbeta inom flera av kommunens verksamheter, med ett enda bemanningssystem som hanterar alla arbetspass.