I den här artikeln berättar vi mer om hur du kan låta systemet hantera frågor som berör registerutdrag, och hur du kan säkerställa att personal som saknar ett giltigt utdrag inte bokas in på pass där det är ett krav. 

För vissa yrken, till exempel jobb inom skola och barnomsorg, är det ett krav att den som blir erbjuden anställning ska visa upp ett giltigt utdrag ur belastningsregistret. För vikarier och timanställda behöver detta registerutdrag förnyas varje år. Det är den anställda som ansöker om ett registerutdrag från Polismyndigheten. Arbetsgivaren får endast göra en notering om att ett giltigt utdrag har visats upp, ingen annan dokumentation får göras. Handläggningstiden för registerutdrag kan vara upp till två veckor från ansökan tills utdraget skickas ut, så för att undvika missar i planeringen finns det en egen funktion i SwedeTime som hanterar information om belastningsregistret enkelt och korrekt.

Notiser, påminnelser och blockeringar

I SwedeTimes system kan både administratörer och anställda notifieras via e-post och sms när den anställdes belastningsregister är på väg att löpa ut. Notisen kan till exempel innehålla information om hur många dagar det är kvar tills belastningsregistret löper ut, att det är dags att beställa ett nytt och vad den anställde ska göra när den fått sitt nya belastningsregister. Anställda vars belastningsregister har gått ut eller är nära på att gå ut kan rödmarkeras i bokningsläget så att bemanningskoordinatorn tydligt får en varning om detta. Systemet kan också blockera så att anställda inte kan bokas in på dagar de inte har ett giltigt belastningsregister. Inom sociala sektorn är det inte alla enheter som kräver utdrag ur belastningsregistret. Bemanningskoordinatorn markerar vilka enheter denna funktion ska vara aktiv för.

Det här gäller alla registerutdrag

• Enbart personer som du har valt att anställa eller anlita ska visa registerutdrag.
• Registerkontroll gäller även vid tillsättning av hastigt uppkomna vakanser.
• Polisen får inte skicka registerutdraget direkt till en arbetsgivare eller uppdragsgivare.
• Meningen med utdragen är inte att göra en årlig kontroll av de personer som redan arbetar i organisationen. Utdragen ska heller inte användas som kontroll av anställda som du erbjuder en förnyad tjänst i samma verksamhet inom ett år.
• Ett utdrag från belastningsregistret utgör endast en del av bedömningen om en person är lämplig för arbetet. Om en person har anmärkningar om brott eller inte betyder inte att man kan vara mindre noggrann i den övriga bedömningen av en persons lämplighet.
• Personer som är medborgare i ett EU-land eller Storbritannien kontrolleras även mot kriminalregistret i det aktuella landet. Det framgår av registerutdraget om en sådan kontroll har utförts.
• Du måste lämna tillbaka registerutdraget i original om arbetstagaren begär det.
• Det finns inga krav på att den som ska visa registerutdrag ska lämna utdraget i ett oöppnat kuvert. Den person som registerutdraget gäller har alltså rätt att själv ta del av uppgifterna i utdraget innan du som arbetsgivare får det.

Läs mer om vad som gäller på Polisens sida om belastningsregister.