Effektiv bemanningsplanering

SwedeTimes bemanningssystem underlättar och effektiviserar er bemanning utifrån era behov. Vi vet att bemanningsbehovet ser olika ut för olika kunder. För några är det viktigt att det finns någon med rätt kompetens som kan ta ett visst pass. För andra är det viktigt att alla medarbetare har en jämn fördelning av pass. Här listar vi några av de funktioner som är användbara inom bemanningsplanering.

Kontroll av dygns- och veckovila

Få kontroll över arbetstiden. Systemet varnar eller blockar vid för kort vila mellan pass eller maximal veckoarbetstid. Arbetstidskontrollen säkerställer både enkla regler och stöd för de mest avancerade kraven i kollektivavtal.

SwedeTime kan hantera flera kollektivavtal på samma arbetsplats.

Beräkna avstånd mellan pass

Ange en koordinat för uppdragstagarens hemadress och en koordinat för platsen för uppdraget. På så vis är det möjligt att prioritera inbokning av den uppdragstagare som har närmast till uppdraget. Koordinaterna kan även användas för estimat för resersättning eller skapande av vägbeskrivningar för medarbetaren.

  • Tillsätt uppdrag efter närhetsprincip
  • Beräkna estimat för reseersättning
  • Inkludera vägbeskrivningar 

Bemanna effektivt

  • Matcha personalens kompetenser med krav på passet
  • Bemanna arbetspassen snabbt och enkelt genom drag and drop
  • Skicka SMS-förfrågningar
  • Boka in reserver på valfria pass
  • Resursplanera och bemanna med hänsyn till kollektivavtal, lagar och regler
  • Låt vår bokningsrobot SweBot sköta bemanningen åt dig. Läs mer om SweBot här
  • Använd poängstyrd bokning för att uppnå en rättvis fördelning av arbetspass över tid

Boka personal med rätt kompetens

Rätt person för rätt jobb. Kompetenskravet kan vara obligatoriskt, dvs personen går inte att boka in på passen, eller finnas med som information med rödmarkering för de individer som inte innehar den efterfrågade kompetensen.

Listan över bokningsbara medarbetare kan sorteras så att den mest relevanta för uppdraget hamnar överst. Listan går även att filtrera på användaregenskaper innan beslut tas.

Rättvis fördelning av arbetspass

För att uppnå en rättvis fördelning av arbetspassen över tid, finns ett avancerat system för poängsättning av bokningar. När en person ska bokas in kan systemet sortera användare i den ordning som ger ett optimalt schema.

Sorteringen bygger på ett poängsystem där den med högst poäng ska väljas först. Exempel på regler som ger olika poäng är anställningsform, arbetade timmar, betyg, senaste arbetspass, utförda kurser.

Skapa önskeschema eller tillgänglighet

För fast personal kan SwedeTime erbjuda individuell arbetstidsplanering eller så kallat önskeschema. Personalen lägger in önskat schema och detta matchas sedan mot bemanningsbehovet. Timanställda medarbetare kan markera specifika dagar och tider när de vill arbeta. Vid bemanningsplanering eller i sökning efter rätt person kan sedan tillgänglig personal filtreras fram gällande aktuellt schema eller specifikt arbetspass.

Tillgänglighet kan läggas för en lång period med ett visst intervall, tex maj till juni, tisdagar och torsdagar, klockan 15-19.

Reserv eller preliminärbokning

För enskilda pass kan personal registreras som reserver. Om någon blir sjuk eller då fler personer behövs på passet, så kommuniceras detta direkt av systemet.

Om SMS-förfrågan gjorts och passet blir fullt blir de personer som tackat ja, men inte fått en plats, uppsatta som reserver på passet. Om någon sedan blir sjuk eller måste avbokas, är det smidigt för administratören att kontakta bara de personer som tidigare visat intresse för passet.

Registrera frånvaro och semester

I SwedeTimes medarbetarportal för självservice kan medarbetarna registrera frånvaro. Genom att medarbetaren anger vilken typ av frånvaro det är, blir lönearten korrekt från början och administrationen minskas vid lönekörningen.

Även semesteransökan hanteras via självservice. Medarbetaren anger vilka veckor denne vill vara ledig och bemanningsgrafen hjälper administratören att matcha ledighetsansökningarna mot bemanningsbehovet.

Stöd för flera språk

SwedeTime har stöd för hantering av flera språk. Om systemet används i flera länder kan alla fält och funktioner översättas till det landspecifika språket.

Språkhantering kan även vara användbart för företag som endast har en svensk verksamhet men med många specifika termer och där det finns önskemål att byta ut standardorden. Pass kan till exempel heta skift, uppdrag, behov eller beställning hos olika kunder.

 

Funktioner

Schemaläggning

Schemaläggning av ordinarie personal ska gå smidigt, vara enkelt och rättvist. Det är en av grunderna för ett positivt arbetsklimat...

Bemanning

SwedeTimes bemanningssystem underlättar och effektiviserar er bemanning utifrån era behov. Vi vet att bemanningsbehovet ser olika ut för olika kunder...

Kommunikation

SMS är en prioriterad kanal vilket gör det oslagbart att få tag i rätt personer snabbt. Det är dock inte bara själva inbokningen som ska kommuniceras...

Tidrapportering

Något man gör varje dag får inte vara krångligt. I SwedeTime Tidrapportering finns alla tider inlagda från början, medarbetarna behöver bara godkänna...

Integration

Vi gillar integration. Vi tror på idén att alla ska göra det de är bäst på. Vi är bäst på schemaläggning och bemanning och integrerar därför gärna...

Analys och uppföljning

Staplar och diagram i all ära, men vad säger siffrorna egentligen? Tack vare många års erfarenhet av schemaläggning och bemanning kan vi lyfta...