När Konserthuset Stockholm valde att gå över till ett digitalt schemasystem för sina publikvärdar föll valet på SwedeTime. Nu har det gått ett år sedan implementationen och vi har gjort en uppföljning med Lennart Johansson, chef för biljettförsäljning och publikservice.

Hej Lennart, För ett år sedan bytte ni till SwedeTimes schemasystem, vad har hänt sedan dess?

Kort efter att vi lanserat SwedeTime som schemasystem för våra publikvärdar så kände jag att jag ville använda schemafunktionen för våra medarbetare på biljettkontoret också. Vi såg fördelarna med att hantera frånvaro och bokningar via mobilen, istället för att använda ett gemensamt dokument på vår server. Vi märkte även att tidrapporteringen fungerade mycket smidigare och personalen kunde själva ha koll på sina arbetstider. Det gjorde lönehanteringen mycket effektivare, och vi kunde ta bort den manuella lönehanteringen för våra timanställda.

Vad är din personliga upplevelse?

Schemavyn är en av de mest uppskattade funktionerna. Inför sommaren kunde medarbetarna själva lägga in semesterönskemål, medan vår timanställda personal la in sin tillgänglighet. Jag har två färdiga filter, som ger mig översikt för våra olika grupper av medarbetare. Det gjorde planeringen för sommaren mycket mer överskådlig än tidigare!

Vad är nästa steg?

Just nu går vi i tankarna på att använda SwedeTime för våra guider också. Dels för att de själva enkelt ska kunna boka upp sig på pass via mobilen, men också så att vi snabbt och enkelt ska se vilken guide som är inbokad. Det skulle innebära att ytterligare en manuell lönehantering skulle försvinna.

Vår ekonomiavdelning uppskattar att vi kan lägga in produktionsnummer på alla händelser. Det gör att de enkelt kan ta ut rapporter på timpersonalkostnader per produktion, ett jobb som tidigare varit ganska krävande eftersom man måste ta hänsyn till flera faktorer.

Faktum är att flera i vår organisation har fått upp ögonen för SwedeTimes schemasystem. Till och med vår teknikavdelning, som är nyfikna om de skulle kunna boka upp sina ljud- och ljustekniker via systemet. Och vem vet, en dag så kanske vi bokar in orkesterns extramusiker och vikarier digitalt!

Läs vår första intervju med Lennart här