Många verksamheter har problem att få ihop schemat inför semestern. Önskemålen går ofta isär bland medarbetarna, förutom på en punkt, förstås – alla vill vara lediga i juli. Med vår checklista får du som ansvarar för schemaläggning handfasta tips på hur du planerar sommarens semesterperioder.

1. 1. Ha god framförhållning. Det underlättar alltid att vara ute i god tid. Be därför dina medarbetare redan nu att börja titta på när de vill vara lediga i sommar. Ha även en deadline för när de senast måste inkomma med sina önskemål. Som du säkert vet har varje arbetstagare lagstadgad rätt till fyra veckors sammanhängande semester i juni, juli och augusti, och med god framförhållning blir det lättare för dig att fördela veckorna. Dessutom kan medarbetare som inte får igenom sina önskemål planera därefter.

1. 1. Låt medarbetarna bestämma. Med ett rullande semesterschema blir semesterperioderna visserligen tydliga, men det passar inte för alla verksamheter. Var gärna demokratisk i den mån det går och låt medarbetarna själva föreslå hur bemanningen ska lösas under semestern. En bra metod är att använda önskescheman. Med ett digitalt system för schemaläggning kan personalen enkelt lämna individuella önskemål.

1. 1. Skapa en policy. Vad är viktigt för din verksamhet? Ta dig en ordentlig funderare och sammanställ dina slutsatser i en policy, där det tydligt framgår vilka riktlinjer som gäller för semesterplaneringen. När ska exempelvis semesterschemat vara klart? Ser du helst att medarbetarna tar ut huvuddelen av sommarsemestern under en viss period? Vill du ta särskild hänsyn till vissa grupper, som småbarnsföräldrar? Informera i så fall övriga medarbetare om detta och försök få deras förståelse. Bemöda dig om att vara både rättvis och öppen med vad som gäller. I Swedetimes system för schemaläggning kan du även poängsätta alla arbetspass, så att den som tar impopulära pass får kompensation.

1. Tillämpa transparens. Var öppen med hur verksamhetens behov styr semesterplaneringen. Kanske behövs en viss kompetens under en viss period? Det kan ge en ökad förståelse för semesterschemats utformning, även om alla inte får igenom sina önskemål om ledighet. Var samtidigt tydlig med att det bästa är om medarbetarna själva kan komma överens om hur semesterperioderna ska fördelas. Annars blir du tvungen att gripa in och styra lite extra. Med ett digitalt system för schemaläggning får individen mer ansvar och bättre insyn i planeringen. Som chef och semesterkoordinator frigör du samtidigt tid för komplicerade beslut.

Har du fortfarande svårt att få ihop semesterschemat? Vi finns här för dig som behöver fler uppslag och idéer. Kontakta oss för en demo av vårt schemaläggningssystem.

Följ gärna oss på LinkedIn eller Facebook om du vill ha en notis när det kommer ett nytt inlägg i bloggen.

Vill du se alla systemuppdateringar och vad dem innebär har vi en separat sida här Release Notes. Är du kund hos oss så får du alltid information på mail om och när dessa uppdateringar görs.

Kika gärna runt på sajten och berätta för oss vad du tycker!