Har du funderat på hur ett digitalt bemanningssystem kan hjälpa er organisation till en effektivare bemanning? Då har du säkert redan kommit till insikt till att värdefull kompetens ofta används på fel saker. I den här artikeln tar vi upp hur bemanningen kan underlättas av ett bra systemstöd.

Förvånansvärt många företag hanterar schemaläggning och bemanning i ett Excel-ark eller i ett delat Google-dokument. Om du känner igen dig, kan du nog associera med den panikartade känsla som uppstår när det är något som inte längre stämmer i dokumentet. Att kunna spåra vem som gjort vad och när är en önskvärd funktion i det läget. En annan önskvärd funktion är en automatiserad process för att kommunicera ut förändringar. Det gör arbetet med bemanning både enklare och effektivare.

Effektiv bemanning

Att jaga personal som kan jobba på lediga pass eller hoppa in med kort varsel när någon är sjuk eller om andra oförutsedda saker inträffar kan enkelt effektiviseras med ett bra systemstöd. Här förklarar Ida Bidevind, vd på SwedeTime mer om vad effektiv bemanning handlar om.

– För mig handlar det om att minska administrationen på ett smart sätt. Att korta ner antalet personer som är involverade vet man spar mycket tid. Ett exempel på det är att skicka ut en SMS-förfrågan och låta den studsa tills någon svarar på passet istället för att administratören ska sitta och ringa runt och ha kontakt med ett tiotal personer för att bemanna ett pass.

Rätt kompetens på rätt plats

Med ett bra systemstöd, eller bemanningssystem får du också koll på vilka av dina anställda med rätt kompetens som finns tillgängliga när en oförutsedd händelse inträffar. Ett bättre system kan även ge förslag på hur du kan organisera om bemanningen för att frigöra en medarbetare som har en viss kompetens som krävs för det lediga passet. I SwedeTimes system heter denna funktion SweBot och är en bokningsrobot. Tack vare SwedeTimes poängsystem vet SweBot vem som är bäst lämpad för respektive pass och om någon blir sjuk kallar SweBot själv in en reserv.

Det uppskattas att 60-70% av alla pass är enkla att bemanna, se till att systemet hanterar de pass där det inte behövs en kvalificerad administratör.

Tre tips från Ida för effektivare bemanning

• • Låt systemet bemanna enkla, icke kritiska pass så kan du som administratör koncentrera dig på de pass som är mer krävande.
  • Våga fördela administrationen genom att låta medarbetare boka sig själva på vissa pass. Du som administratör måste inte göra allt själv.
  • Ha koll på vilka kompetenser du har i huset och ge dina anställda en tydlig kompetensmatris så att de själva vet vad som krävs för att kunna få vissa typer av pass. Det är okej att lagra information om kompetenser, om man är transparent med vilken information som lagras och varför.

Vill du ha fler tips? Här listar vi fem funktioner som ger direkt effekt för effektivare bemanning.

För mer information, kontakta:

Frida Lundberg
+46 730 73 88 85
frida.lundberg@swedetime.com