Det är alltid en utmaning som schemaläggare att försöka göra alla nöjda. Argumenten om att få vara ledig haglar in inför storhelgerna samtidigt som det kan finns många i teamet som gärna skulle arbeta.

Hur man ska få ihop pusslet gör att många chefer och resursplanerare skjuter på semesterplaneringen så länge det bara går.

Här har vi listat 5 tips för att hjälpa dig med planeringen.

1.     Börja nu. Nu kommer påsken, klämdagar, dansuppvisningar, skolavslutningar och studenttider för att bara nämna några. Påminn medarbetarna att det är hög tid att se över kalendern och sätt en deadline.

2.     Delaktighet. Det är lätt att tro att alla småbarnsföräldrar vill vara lediga under en viss period och att de som lever ensamma kan jobba när som helst. Boka in ett möte eller använd ett digitalt schemaläggningssystem där personalen själva kan göra sina önskemål. Det kan till exempel vara så att en annan kultur har en högtid som är viktigare än julen, som du inte känner till.

3.     Policy. Utforma en policy så att alla känner sig rättvist behandlade. Att bara gå på rullande schema passar inte alla.

För att göra fördelningen av arbetspass rättvisare kan du i SwedeTimes schemaläggningssystem poängsätta alla arbetspass, där de mer impopulära arbetspassen har en högre poäng än vanliga. Det gör att anställda som tar impopulära pass automatiskt kan kompenseras.

4.     Semesterlagen. Enligt semesterlagen har alla arbetstagare rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni, juli och augusti, om inget annat har avtalats. Får du inte ihop schemat så är det du som ska fördela veckorna. Men gör det i god tid så att den som inte får igenom sina önskemål har en chans att planera därefter. Det kan handla om att den berörda exempelvis behöver boka upp fritidsplats eller att resmål måste bokas eller avbokas innan ett visst datum.

5.     Transparens. Transparens och delaktighet ger medlemmarna i gruppen en större förståelse och ett större engagemang. Ett digitalt schemaläggningssystem ger full inblick och en del av ansvaret ligger på individen. Det ger också dig som chef eller personalplanerare mer tid och energi till att fatta de mer komplexa besluten.

Känner du ändå att du har svårt att få till schemat? Kontakta oss här för en demo av vårt schemaläggningssystem. Det ger dig förhoppningsvis idéer eller fler bra tips att ta in i beräkningarna för en nöjd personalgrupp!