Spelreglerna är tydliga. En särskild kompetens krävs, men vem ska du välja för uppdraget? Har du skapat en kompetensmatris så har du facit till hands. Men trots det, tar det tid att gå igenom dokumentet och överväga vem som ska bokas in.

Hur väljer du rätt person till uppdraget? Är det den som arbetat flest timmar på enheten eller är det anställningsformen som avgör? Inom handel brukar heltidsanställda bokas upp först och inom hemtjänsten är det kanske vårdaren som arbetat flest pass, eller nyligen besökt brukaren som bör väljas igen. På en läkarmottagning är det av naturliga skäl utbildning, behörighet och kompetens som avgör. Men det finns också situationer där den personal som visar mest engagemang eller har bäst kontakt med administratören prioriteras.

Hur fördelar du passen?

Alla verksamheter har olika behov och olika utmaningar att hantera. Men om personalen upplever en orättvis fördelning av arbetspassen, eller otydliga ‘spelregler’, finns risken att engagemanget sjunker, tillika motivation och förtroende. Med ett poängstyrt bokningssystem undviker du att personal känner sig orättvist behandlade. Viktigt är att vara tydlig med spelreglerna så att alla vet vad som krävs och vad de kan göra för att få fler pass.

– Våga lagra information om kompetenser. Om man är öppen med vilken information som finns och vad medarbetaren kan göra för att utvecklas är det inget problem, förklarar Ida Bidevind, vd på SwedeTime när det gäller frågan om GDPR.

Så fungerar poängstyrt bokningssystem

I SwedeTimes poängstyrda bokningssystem kan du själv organisera personalen utifrån era egna behov, vilket gör det lätt att hitta rätt person till rätt pass. Är det till exempel viktigt att personal med en viss anställningsform ska prioriteras så poängsätter du den anställningsformen högst, därefter kan medarbetarna även få poäng för exempelvis arbetade timmar på enheten, utbildning, kompetens med mera. Listan över bokningsbara personer för passet sorteras efter poäng, med den person som är mest lämpad för passet överst.

Tre steg för att komma igång

• Kartlägg de personuppgifter som behövs för valideringen.
• Informera personalen om hur bokningssystemet fungerar, vilken information som lagras och vad medarbetaren kan göra för att utvecklas.
• Informera de som är registrerade om personuppgiftsbehandlingen och vilka interna riktlinjer som finns för hanteringen.

Effektivare bemanning

Att välja till poängstyrt bokningssystem ger flera fördelar, från beslutsstöd och kostnadsbesparingar till att kunna fokusera på mjuka värden, arbetssätt och annat som alltid ligger på ‘att göra’-listan. Här kan du läsa mer om effektivare bemanning med poängstyrd bokning.