Gothenburg RoRo Terminal länkar samman Göteborg med resten av Europa. Här lossas och lastas fartyg dygnet runt, 365 dagar om året. För att klara det fluktuerande bemanningsbehovet använder RoRo Terminal SwedeTimes schemasystem.

Gothenburg RoRo Terminal ligger i Göteborgs hamn. Terminalens specialitet är hantering av bilar och RoRo, vilket innebär lossning och lastning av fartyg, dockning, järnvägshantering och special-laster. Terminalen har öppet 24 timmar om dygnet, 365 dagar om året. På terminalen lossas och lastas cirka 16 fartyg i veckan, och utöver det hanteras cirka 120 000 fordon årligen. Förutom heltidsanställd personal finns cirka 150 timanställda terminalarbetare, Blixtkåren – som stärker upp där det behövs, är avgörande för att klara den komplexa logistiken som råder inom hamnlogistik.

Christoffer Drevenhorn arbetar som resursplanerare på Roro Terminal. Han klev in i rollen för tre år sedan, i samband med att avdelningen skulle växla från Internetplatsen Work till SwedeTime WFM. Sedan dess har flera specialfunktioner adderats och optimerats för att klara verksamhetens komplexa bemanningsbehov.

”Förr ringde terminalarbetarna in till en telefonsvarare som läste upp namnen på de som skulle arbeta för dagen.”

– Christoffer, om tiden innan Internetplatsen

Daglig planering och korta ledtider

För varje fartyg som kommer in behöver Christoffer estimera hur många terminalarbetare som behövs utöver den fast anställda personalen, och vilka kompetenser som krävs. Detta baseras på det inkommande fartygets gods, hur mycket som ska lossas och lastas och hur lång liggtid fartyget har i hamnen.

– Verksamheten kräver att vi planerar arbetspassen på daglig basis. Det kan hända något med båtarna som gör att de står still i flera timmar och därför planerar vi bara en dag framåt. De som är anställda på Blixtkåren får besked 24 timmar i förväg om de ska jobba, förklarar Christoffer.

Schemaläggning på personalens villkor

För att lägga schema med kort varsel är det viktigt att de timanställda får vara delaktiga i schemaplaneringen. Varje medarbetare lägger själv in sin tillgänglighet i systemet, och om de har specifika önskemål – till exempel nattarbete eller om de endast vill jobba på en viss passtyp etc. Önskemålen kan gälla över en längre tid eller på specifika dagar.

Rättvis fördelning av arbetspass

För en rättvis fördelning av arbetspassen används SwedeTimes funktion Poängsystemet. Poängsystemet sorterar vems tur det är att bli tilldelad ett pass, baserat på olika parametrar som poängsatts och reglerats specifikt för verksamheten.

– Vi har vårt egna regelverk och hur vi arbetar med våra timanställda, vilket bygger på ett rättvisesystem. Eftersom vi schemalägger personalen på daglig basis och ibland kanske bara behöver 30 personer så behövde vi hitta ett system för det. Poängsystemet var lösningen, och att ta fram alla systematiska funktioner och få det att fungera var ett stort, men väldigt roligt arbete som jag och Per på SwedeTime arbetade med tillsammans.

Med hjälp av Poängsystemet får Christoffer en lista som visar vem ska få förfrågan om att boka in pass först. Funktionen syftar till en jämn passfördelning där alla timanställda roterar på ett rättvist sätt. Poängsystemet tar även hänsyn till lagar och regler samt vilka önskemål de anställda har och vilka kompetenser som krävs för respektive pass.

– Vi jobbar med olika koder för att veta vilka kompetenser och certifikat som krävs för olika arbetspass. Genom kodningen kan vi också ta fram data och statistik i rapportverktyget, vilket är effektivt när vi ser över kostnader och var vi kan göra besparingar över året.

Tack vare rapportverktyget i SwedeTime har vi kunnat spara otroligt mycket tid, avslutar Christoffer.

Vill du veta hur SwedeTime kan spara din tid? Hör av dig till oss för en demo.