Sista pusselbiten i schemat är på plats och du ska precis luta dig tillbaka när telefonen ringer, en medarbetare har blivit sjuk och kan därför inte jobba på ett par dagar. Det är lätt att bli stressad över oplanerade arbetsuppgifter, trots att du vet att frånvaro av olika anledningar kommer att ske. Glöm därför inte bort funktionerna som hjälper dig med de vardagliga arbetsuppgifterna när du väljer schemasystem, som frånvarohanteringen exempelvis.
Att hantera frånvaro och bemanning med kort varsel är en viktig och ofta återkommande arbetsuppgift för samordnaren. Frånvaro kan bero på flera saker som planerad och oplanerad sjukskrivning, föräldraledighet eller semester för att bara nämna de vanligaste, och ibland händer det att flera orsaker ska registreras på en och samma dag.
Flera typer av frånvaro samma dag
Det förekommer att en medarbetare har frånvaro av två olika typer på en och samma dag. I filmen nedan visar vi ett exempel på hur du kan hantera en sen ankomst med en tidigare hemgång i SwedeTime WFM. Det finns även funktioner som tillåter andra behörigheter att registrera frånvaron i systemet, till exempel medarbetaren själv, en platschef eller teamledare.
Integrering med lönesystem
Med SwedeTime WFC är det enkelt att göra rätt från början. Med rätt inmatad data blir det även enklare och smidigare att exportera datan till andra system som exempelvis ditt lönesystem. Lär mer om hur integration fungerar här.
Hitta ersättare till passet
Behöver passet ersättas av en annan medarbetare så finns det flera funktioner för detta, vad som passar bäst beror på din verksamhet. Här berättar vi kort om tre av funktionerna i SwedeTime WFM som gör det enkelt att snabbt hitta och boka in rätt ersättare.
Sortera fram medarbetare
Systemet visar i första hand bokningsbara medarbetare med rätt kompetens och som angett att de är tillgängliga för jobb under den aktuella tiden. Systemet kan även sortera listan så den mest lämpade medarbetaren utifrån ett poängsystem visas överst. Klicka här för att läsa mer om hur Poängsystemet fungerar.
Skicka ut en passförfrågan via SMS
Att skicka ut en SMS-förfrågan är ett snabbt och enkelt sätt att fixa ersättare, där den medarbetare som snabbast svarar Ja blir automatiskt inbokad på passet. Här kan du läsa mer om hur Huddinge Akademiska Vårdcentral bemannar pass med hjälp av SMS-bokning.
Låt vår bokningsrobot SweBot göra jobbet
SweBot är vår bokningsrobot, och din digitala kollega. En bokningsrobot kan bemanna passet automatiskt efter uppsatta regler, och bespara dig 80% av din arbetstid. Här kan du läsa mer om SweBot. Vill du veta mer om hur vår bokningsrobot kan användas i just din verksamhet så är du välkommen att höra av dig till oss eller boka en demo här.
För mer information, kontakta:
Frida Lundberg
+46 730 73 88 85
frida.lundberg@swedetime.com
Följ gärna oss på LinkedIn eller Facebook om du vill ha en notis när det kommer ett nytt inlägg i bloggen.