Konserthuset Stockholm har som uppdrag att främja den levande konstmusiken så som orkestermusik med Kungliga Filharmonikerna, familjekonserter, kammarmusik, jazz och global musik. Ja, här finns något för alla – vilket så klart innebär många medarbetare med olika arbetstider, roller och kompetenser att hålla reda på!

Konserthuset Stockholm invigdes 1926 och är ett av Stockholms mest kända byggnadsverk. Här arrangeras varje år hundratals konserter i olika genrer, barnaktiviteter, guidade visningar, utställningar och många andra evenemang.

Invanda rutiner och ett gediget Excelblad

Under det senaste decenniet har utbudet av aktiviteter och konserter gladeligen ökat, men det för också med sig ökade krav på samordningen av alla yrkesgrupper som möter publiken, så som publikvärdar, cateringpersonal och biljettkontor. Lennart Johansson, chef på biljettförsäljning och publikservice har under 17 års tid följt utvecklingen och sett behovet av ett digitalt schemasystem växa på. Under pandemin fick han möjligheten att jobba vidare med frågan. Det var dags att lämna Excel och alla de kopplingar som fanns till andra program i syfte att förenkla administrationen.

– Vi ville kunna hantera den ganska omfattande bemanningen av publikvärdar till våra konserter och evenemang på ett mer effektivt och flexibelt sätt. Vissa månader har vi haft uppåt 50 evenemang som ska bemannas av våra publikvärdar – en pool på dryga 60 medarbetare. Därefter ska dessa arbetspass lönerapporteras vilket har varit ett enormt resurskrävande jobb för oss.

“A small step for SwedeTime, but a giant leap for us!”

– Lennart Johansson, Konserthuset Stockholm

I oktober 2022 introducerades och utbildades personalen på Konserthuset Stockholm i det nya digitala schemasystemet. För många var det ett stort steg att lämna de gamla rutinerna, men när arbetsbelastningen minskade tack vare systemet väcktes nyfikenheten för fler funktioner. Nu är nästa steg igång, att integrera tidrapportering och lönehantering med Hogia.

– Implementationen och övergången har fungerat väldigt smidigt och nu ser jag fram emot lönehanteringen med stor tillförsikt. Och att våra publikvärdar har möjligheten att själva boka in sig på de arbetspass de önskar samtidigt som de får en omedelbar bekräftelse har varit väldigt positivt, berättar Lennart.

En funktion som Lennart såg som avgörande i valet av bemanningssystem var kommunikationsmöjligheterna.

– Att kunna skicka ut en SMS-förfrågan till publikvärdarna om de kan arbeta på ett arbetspass och de svarar bara med ett J eller N, de behöver inte ens en gång ladda ner en App på sin mobiltelefon, det var en av funktionerna jag föll för på en gång när jag hörde talas om den.

Sammanfattningsvis anser Lennart att SwedeTime är ett flexibelt bemanningssystem med många möjligheter till företagsspecifika lösningar – en stor fördel för en verksamhet som Konserthuset Stockholm som har många olika bollar igång samtidigt!

Vi på SwedeTime är extra stolta att få förtroendet i detta uppdrag, och att vårt system ska bidra till en säkrare och tryggare bemanning av Konserthusets framtida arrangemang, som exempelvis Nobelprisutdelningen för att bara nämna ett!