Stockholms universitet sköter bokningen av tolkar åt alla akademiska lärosäten i hela huvudstadsregionen. Det är en omfattande verksamhet, som inkluderar både personal- och utbildningstolkning. Varje år bokas 17 000 tolktimmar. Och varje vecka tillkommer 70 timmar utöver de ordinarie. För att hantera bemanningen använder Stockholms Universitet SwedeTime Go.
Thomas Ahron är huvudansvarig för samordningen av skriv- och teckenspråkstolkar på Stockholms universitet. Han berättar att tolkservicen ingår i den centrala studentavdelningen, och erbjuds som en del av ett särskilt pedagogiskt stöd. Verksamheten består av 20 interna tolkar och ett sextiotal externa tolkar. Tillsammans assisterar de studenter och personal vid alla Stockholms högskolor och universitet. För att koordinera tolkverksamheten använder Thomas och hans kollegor SwedeTimes system:
– När studenter behöver tolkstöd importerar vi deras schemasystem till vårt bemanningssystem. Sedan gör vi ändringar vid exempelvis sjukdom, grupparbete eller studiebesök, och då gäller det att hitta tolkar. Vi har nämligen tolkar med särskild kompetens inom varje utbildningsområde och för att få loss rätt tolk kan vi behöva göra rockad, eftersom ett trettiotal utbildningar pågår hela tiden.
Tidigare använde Stockholms Universitet Excel-ark, vilket krävde en hel del manuellt arbete.
Någonstans nådde vi en gräns där det inte gick längre, det blir ju en säkerhetsfråga att lägga ut driften, och då föll valet på SwedeTime. I deras system kan vi preliminärboka tolkar, varefter de sedan kan acceptera eller avböja förfrågan – något som minimerar samordningsarbetet. En annan fördel är att vi kan hantera många pass samtidigt och slipper avboka varje lektion om en student bestämmer sig för att hoppa av sin utbildning.
I januari 2020 valde Stockholms universitetet att förlänga sitt avtal från 2017 med SwedeTime. I samband med avtalsförnyelsen valde Universitetet förnya systemversionen från Work, till efterföljaren Go. Här berättar Thomas om hur övergången fungerat.
– Vi är redan bekanta med arbetssättet, vilket förenklar övergången. Så här långt kan jag konstatera att den nya versionen är betydligt snabbare. Dessutom går det att utforma sina egna fördefinierade arbetslistor, fakturaspecifikationer och statistiska grunder. Vi har ett nära samarbete med Ida på SwedeTime. Hon är oerhört lyhörd och kan systemet väldigt väl. Hösten 2019 justerades systemet efter våra komplexa avbokningsregler, som få bemanningssystem klarar.
Thomas vill även poängtera hur viktigt det är att bekräfta medarbetare som tycker att ett nytt system känns obekvämt. Det kan vara skrämmande att behöva ändra sina arbetsvanor och tänkesätt. Stötta och förklara att de kommer att bli säkrare ju mer de använder det nya systemet.
Läsa pressmeddelandet från avtalsförnyelsen mellan Stockholms universitet och Internetplatsen.se här.
